书信历史悠久，其格式也几经变化。按照现在通行的习惯，书信格式主要包括五个部分：称呼、正文、结尾、署名和日期。
称呼 也称作“起首语”，是对收信人的称呼。称呼要在信纸第一行顶格写起，后面加上冒号。
称呼和署名要对应，明确自己和收信人的关系。称呼可用姓名、称谓，还可加修饰语或直接用修饰语作称呼。
正文通常用问候语做开头。问候是一种文明礼貌行为，也是对收信人的一种礼节，体现写信人对收信人的关心。
问候语最常见的是“您好！”“近好！”依时令节气不同，也常有所变化，如“新年好！”“春节愉快！”问候语写在称呼下一行，前面空两格，自成一段。
问候语之后，通常还有几句启始语。比如“好久不见，别来无恙。”“近来一切可好？”之类。问候语要注意简洁、得体。
最重要的主体，就是写信人要说的话。书写内容要有条有理、层次分明。
结尾
正文写完后，末尾要写上表达祝愿或勉励的话，这是对收信人的礼貌。
结尾的习惯写法有两种：
在正文写完之后，紧接着写“此致”，转一行顶格或空两格写“敬礼”。
不写“此致”，而是跳一行、空两格、再写“敬礼”“安好”等词。
署名和日期
在书信最后一行，署上写信人的姓名。署名应写在正文结尾后的右方空半行的地方。如果是特殊的收信人，还要在署名之后，有时还要加上“恭呈”、“谨上”等，表示尊敬。日期写在署名之后或下边。
